Kommunikation ist im Arbeitsalltag das A und O – schließlich müssen jede Menge Absprachen getroffen, Projekte gemeinsam geplant und realisiert werden. Aber wie kann interne Kommunikation funktionieren, wenn sich wie in der Corona-Krise nicht alle Beteiligten an einem Ort befinden?
Die Lösung bietet spezielle Software. Zum Beispiel: Microsoft Teams.
Was ist Microsoft Teams?
Vereinfacht gesagt, handelt es sich bei Microsoft Teams um eine Kollaborationsplattform, die als zentrale Anlaufstelle für virtuelle Teams dient. Das Ziel ist, die Kommunikation so einfach und übersichtlich wie möglich zu gestalten – und zwar auf allen Endgeräten. Das Herzstück ist daher auch der Chat, in dem der Austausch stattfindet. Dazu werden einzelne Teams als Gruppen-Chats beziehungsweise „Channel“ angelegt. Darin können die Mitglieder dann gemeinsam an ihren Projekten arbeiten. Aber auch Einzelchats zur direkten Kommunikation mit einer bestimmten Person sind natürlich möglich.
Wer Skype for Business kennt (oder mit Abstrichen die Endkunden-Variante von Skype), findet sich mit dem Tool schnell zurecht, denn Microsoft Teams baut darauf auf. In den einzelnen Channels können nicht nur schriftliche Nachrichten geteilt, sondern auch Videoanrufe und digitale Meetings geführt werden. Jeder Channel verfügt zudem über eine eigene Dokumentenbibliothek, in der alle mit den Mit-gliedern geteilten Dateien übersichtlich auf-geführt sind. Das vereinfacht nicht nur die Suche nach bestimmten Dokumenten, sondern auch die Einarbeitung neuer Kollegen, die erst später zum Team / Channel hinzugefügt werden und sich in der Bibliothek schnell einen Überblick verschaffen können.
Teamarbeit auf neuem Level
Noch einfacher wird die Teamarbeit da-durch, dass Microsoft Teams auch andere Office-365-Anwendungen integriert. Das bedeutet, dass sich zum Beispiel Word- oder Excel-Dateien innerhalb von Teams öffnen und von mehreren Teammitgliedern bearbeiten lassen. Die Änderungen können in Echtzeit verfolgt werden. In der Bibliothek, die auf der Office-Anwendung SharePoint basiert, sind die Dateien dann immer in ihrer aktuellsten Version hinterlegt.
Auch Outlook ist mit Teams verbunden. E-Mails können dadurch von Outlook direkt in das zuständige Team weitergeleitet werden. Termine für virtuelle Teammeetings lassen sich durch die Verknüpfung mit dem Outlook Kalender und durch den Einsatz eines virtuellen Teamassistenten festlegen. Und durch die Schnittstelle zu Microsoft Planner können Aufgaben ganz einfach bestimmten Personen zugewiesen werden. Weiterer Vor-teil: Nicht nur Microsoft-Anwendungen lassen sich integrieren, sondern auch Dienste von Drittanbietern wie SAP oder Trello.
Mehr Effizienz und Transparenz
Auf den Punkt gebracht, bedeutet all das: Microsoft Teams ermöglicht es als digitaler Knotenpunkt, dass Mitarbeiter aus einem einzigen Tool heraus und von jedem beliebigen Ort aus arbeiten können, wodurch Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens maßgeblich optimiert werden. Das sorgt gleichermaßen für mehr Effizienz und Transparenz – und das zahlt sich in einer Ausnahmesituation wie der Corona-Krise besonders aus.
Die Grundlage dafür schafft Office 365 als cloudbasierte Software-Lösung. Microsoft setzt dabei auf eigene Rechenzentren innerhalb der EU, um die Anforderungen von europäischen Datenschutz- und Compliance-Richtlinien erfüllen zu können. Damit punktet Microsoft also auch hinsichtlich der Abschirmung sensibler Informationen.
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